كيفية السيطرة على الوقت – كنز المعرفة

كيفية السيطرة على الوقت

كيفية السيطرة على الوقت
كيفية السيطرة على الوقت

كيفية السيطرة على الوقت

تخيل شخص يسألك ماذا تعتبر الجانب الأكثر إحباط في عملك، فهل تجيب برد ما مثل ليس عندي الوقت الكافي أثناء عملي اليومي لكي اهتم بكل مسئولياتي؟، وإذا كان الأمر كذلك، فإنك لست الوحيد.

وفي مشهد العمل اليومي المتحول بسرعة حيث يشعر عدد أكبر فأكبر من المدراء بأنهم فقدوا السيطرة على وقتهم، وفي الواقع أن المشكلة تظهر وكأنها تأخذ سياقات وبائية.

 كيف يظهر فقدان السيطرة على وقتك بالعبارات العملية؟

قد تجد نفسك تجلس في اجتماعات أكثر والتي تتحول لأن تكون غير ضرورية وغير منتجة بل وتتطلب وقت طويل أو أنك لا تستطيع أن تبدو مستجيب إلى جميع تلك الشبكة الهاتفية وإلى وسائل البريد الإلكتروني التي تتراكم في اللحظة التي تدير فيها ظهرك، قد تجد صعوبة في التوجه إلى فريقك أو اتخاذ قرارات أو لا تستطيع أن تجد الوثيقة الحيوية التي سأل عنها رئيسك وسط العمل الورقي المتراكم فوق مكتبك، ماذا عن أكوام المجلات والتقارير والصحف التجارية والمواد الأخرى التي يفترض قرائتها إذا كان لديك أمل في أن تبقى في مجال الصناعة.

 التكلفة الباهظة للوقت المهدور

فإذا كانت هذه السيناريوهات تصف حياتك العملية، إنك من المحتمل أن تدفع ثمن باهظ أنت وشركتك، الضغط الذي يأتي مع الشعور أنك فقدت السيطرة على الوقت، ويمكن أن يؤدي إلى مشكلات بدنية وذهنية، وإذا جرى تجاهلها، وغالبا ما تكون بداية إنهاك، كذلك يؤدي إلى أن تخسر مؤسستك المال، وتأخذ في الإعتبار الإجتماعات المضيعة للوقت.

 

لقد حسبت إحدى الشركات أن مجموعة عمل والتي كانت تتلف 390 دولار في كل وقت تجتمع فيه، ارتفع الرقم إلى 20 ألف دولار وذلك في غضون سنة بسبب أن المجموعة كانت تتألف من خمسة أشخاص وبمعدل 70 ألف دولار كراتب وكانت اجتماعاتهم تستمر ساعتين فقط.

النتائج المكتسبة من ضبط وقتك

خلاف السيناريوهات الكئيبة والتي ذكرت مع النتائج التي أوجدتها لشركتك حينما تكتسب ضبط وقتك، حيث تقدم شعور واضح بالتوجيه واتخاذ قرارات ذكية بسرعة، فأنت تركز على الإهتمامات الإستراتيجية البعيدة المدى وذلك بدلا من الإنصراف إلى تفاصيل قصيرة المدى والتفاصيل محدودة المستوى، سوف تجد نفسك أكثر قدرة على توقع ما سيكون مطلوب لك وبذلك تعزز قدرتك على وضع خطط فعالة أكثر لفريقك، وسوف تشعر بضغط أقل متفادي الإرهاق والمشكلات الصحية.

استراتيجيات جوهرية لإدارة وقتك

لقد طور الخبراء ثروة من الإستراتيجيات المحكمة للتحكم بالوقت، وفي المقالات الواردة بالقسم الأول من ذلك الكتاب حافلة بالتوصيات، فالمحاضر في مدرسة سلوان ميليسا رافوني يبدأ العمل بأفكار مجربة وسليمة في التأكد بأنك تنفق وقتك في المواقع الصحيحة، حيث يحدد رافوني خطة من ثلاثة خطوات من أجل تحديد وقتك وتتمثل فيما يلي:

 

قسم مسئوليات عملك إلى فئات مثل النمو وتحسين إدارة الأفراد والمسئوليات اليومية والإدارة.

اسأل نفسك ما مقدار الوقت الذي يجب أن تنفقه في كل فئة، وكن راغب في تغيير تلك الفئات كل أسبوع، أو شهر أو فصل ذلك إذا ما كانت الظروف تسمح بذلك.

البحث عن تخطيط مع من أعلى منك ومع زملائك للحصول على مساهمتهم بخططك، قم بما يبرر خطتك، مثلا تتعلم القول لا للزملاء خصوصا الذين يعملون على مطالب مرتجلة لإضاعة وقتك.

 

تغيير تحديات إدارة الوقت النوعية

وفي القسم الثاني من الكتاب، ستكتشف طرق للتعامل مع أنواع جديدة من تحديات إدارة الوقت، ويعرض توم كرتينماكر مدير أخبار سوارثمور أفكار جديدة للحصول على أكبر فائدة من جميع الإجتماعات، كما يؤكد كرتينماكر بأن معظم الإجتماعات غير فعالة ومستنزفة للوقت، ومع ذلك في أفضل أحوالها يمكن للإجتماعات أن تعني كل شئ لمنظمة ما.

كيف تنفذ فلسفة الإنطلاق السريع دون أن تدفع بالناس الذين تحتاجهم أكثر؟

تعلم بقدر ما تستطيع كل ما يتعلق بالمسائل الإستراتيجية والتي تواجه وحدتك أو منظمتك وذلك قبل يومك الأول في العمل، وناقش هذا الوقت الإنتقالي مع مستخدمك الجديد، بل واستخدمه في التحدث مع الناس في منظمتك كلها ومع الأفراد الذين غادروها.

 

لكن قاوم أي حافز للإفتراض وعليك أن تكون على صلة بكل الإجابات، واعتقادك بأنك تستطيع القيام به بنفسك يمكنه أن يقودك إلى السقوط، لذلك كن مستعد لشعور بماذا يحتاج الناس لأن يفعلوا، وتقبل حقيقة أنك ما تزال في حاجة لأن تتعلم ما تريد أن تفعل، والإصغاء إلى نصائح الآخرين.